概要
ここではnotionのゲストユーザーを棚卸しする方法をご案内します。
目次
事前準備
1. notionのゲストユーザー情報をCSVよりダウンロードします。
※ダウンロードしたCSVは左側のメニュー内「ダウンロード一覧」に入ります。ダウンロードファイルは個人管理となり、他のユーザーと共有されません。
2. ダウンロードしたユーザー情報を用いてnotionのゲストユーザー用のアプリケーションを手動で作成します。
参考：不明なアカウントの対処法
詳細な手順
1. 左メニュー「アプリケーション」＞「アプリケーションを追加」＞「手動で追加」を選択します。
2.「連携する」を選択します。
3. 必要な情報を入力し、「次へ」を押下します。
4. 「CSVファイルを選択」欄に登録するCSVファイルをドロップまたはクリックして選択し、「CSVファイルを選択」を押下します。
5. 「CSVカラム」欄にCSVファイルのカラムを選択します（①）。
実データ（CSVサンプル欄）と登録データ（追加プレビュー欄）の内容を確認します。（②）
6. 紐付ける内容に問題がなければ画面下部の「項目を紐付ける」を選択します。
7. 登録するデータの最終確認画面が表示されるので、問題がなければ「追加する」を選択します。
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3. 追加したアカウントをメンバーとして登録します。
参考：手動登録したアプリケーションのアカウント情報をメンバーに一括登録する方法
詳細な手順
1. 「アプリケーション詳細画面」＞「アカウント」より、不明なアカウントとなっているものを全て選択します。
2. 「アカウント一括操作」＞「メンバー一括追加」を選択します。
3.「追加」を選択します。
※この時メールアドレスが登録されている必要があります。
4.メンバー名が不明なアカウントから変わっていれば登録完了です。
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4. 追加したユーザーのメンバー管理者を設定します。
参考：メンバー管理者を設定する
詳細な手順
以下の3つの方法で管理者を設定することができます。
ドメインから一括で設定する
特定のドメインを持つメンバーの管理者になることができます。
1. 「設定」→「ドメイン管理者を追加」を選択します。
2. 管理者を設定したいドメインを入力し、「次へ」を選択します。
3. 管理者を選び、「次へ」を選択します。
4. 内容に問題がないことを確認し、「追加」を選択します。
CSVから一括で設定する
1. 「メンバー」＞「メンバーを追加」＞「CSVから取り込み」を選択します。
2. 「CSVファイルを選択」欄に登録するCSVファイルをドロップまたはクリックして選択します。
※「メンバー」及び「管理者に設定したいメンバー」のメールアドレスが必要です。
3. 「プレビュー」に表示された内容を確認し、問題がなければ「CSVファイルを選択」を選択します。
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ヒント： ・CSVファイルの1行目に項目名がある場合は「項目名あり（2行目からデータ）」を選択します。 ・項目名がない場合は「項目名なし（1行目からデータ）」を選択します。 |
4. 「CSVカラム」欄にCSVファイルのカラムを選択します（①）。実データ（CSVサンプル欄）と登録データ（登録プレビュー欄）の内容を確認します。（②）
5. 紐付ける内容に問題がなければ画面下部の「項目を紐付ける」を選択します。
6. 登録するデータの最終確認画面が表示されるので、問題がなければ「追加する」を選択します。
手動で1件ずつ設定する
1. 「メンバー」＞「３点リーダー」＞「メンバー管理者を設定」を選択します。
2. 設定したい管理者を選択し、「メンバー管理者を指定」を押下します。
その際に、「名前」「メールアドレス」「役職」「所属部署」「メンバー管理者」のいずれかを選択し、絞り込み入力を行うことができます。
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ゲストユーザーの棚卸しを行う
追加したユーザーのメンバー管理者に対して、アプリケーション棚卸しのアンケートを行うことでゲストユーザーの棚卸しができます。
詳細な手順
1. 左のメニューから「アンケート」を選択します。
2. 「アンケートの追加」を選択します。
3. アンケート作成画面から、「アプリケーション」→「アプリケーション棚卸し」を選択し、「アンケートを選択」ボタンを押下します。
4. 棚卸ししたいアプリケーションを選択し、「調査対象を選択」を押下します。
5. 選択したアプリケーションが必要か調査したいメンバーを選択し、「回答者を選択」を押下します。
※複数人選択できますが、選択したアプリケーションを利用していないユーザーにはアンケートは送信されません
6.
6. 以下の項目を入力し、「設問を設定」ボタンを押下します。
質問項目
| 項目 | 備考 |
| タイトル | なし |
| 質問文 | なし |
※質問文中に以下の変数を挿入することが出来ます。
回答項目
| 項目 | 備考 |
| はい |
|
| いいえ | |
| カスタム回答 | |
| その他 | チェックを入れると回答者の自由回答が可能になります |
7. 以下の項目を入力し、「アンケート情報を設定」ボタンを押下します。
| 項目 | 備考 |
| 送信日時 | なし |
| 終了日時 | 実際のアンケートの終了日時 |
| 回答期限 | 回答者に表示するアンケートの回答期限 |
| 送信先Slackワークスペース | 既に連携しているSlackのワークスペースを選択できます |
| 送信先 |
・本人 →本人にアンケートが送信されます ・管理者(または本人) →対象のメンバーに管理者メンバーがいた場合には、管理者メンバーに送信され、管理者メンバーがいない場合には、本人に送信されます |
| リマインド設定 |
アンケートを作成した翌日以降に送信されます 当日にリマインドを送信したい場合は手動リマインドをご利用ください 手動リマインド手順：アンケート詳細＞回答一覧＞未回答者にリマインド送信 |
8. アンケートの内容を確認し、以下の３つのボタンのいずれかを選択します。
・修正する
→前の画面に戻り、アンケートの内容を修正できます。
・自分にテスト送信する
→選択したメンバーには送信されず、自分にのみ送信されます。
・アンケートを作成
→選択したメンバー(選択したメンバーの管理者メンバー)に送信されます。
アンケート無効に設定しているメンバーは「送信不可」に分類されます。
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