メンバーライフサイクルの変更方法

概要

メンバー管理において、入社→在籍中→退職というライフサイクルを管理することで、登録されているメンバー情報やそのメンバーに紐づくアプリケーションやデバイスを正確に管理することができるようになります。

この記事では、メンバーライフサイクルの変更方法と各種管理方法をご案内します。

目次

・概要

・CSVまたは手動でライフサイクルを登録する

・自動連携を活用してライフサイクルを登録する

・退職者が利用しているアプリケーションやデバイスを管理する

CSVまたは手動でライフサイクルを登録する

入社時の対応

CSVまたは手動登録の際に在籍状態を「在籍中」にして登録します。

登録の手順は下記記事をご参照ください。

・メンバー(従業員)を CSVで一括登録する

・メンバー(従業員)を手動で登録する

退職時の対応

1．該当のメンバー情報をメンバー管理ページで開きます
　  ※メンバー管理ページの検索機能を使うと簡単に見つけることができます

2．在籍状態を「退職済み」にします

※未来日で退職が決まっているメンバーは「退職日」を入力しておくと、設定日を超えると自動的に在籍状態が「退職済み」に変更されます。

自動連携を活用してライフサイクルを登録する

入社時の対応

自動連携ツールを登録しておくことで、連携ツール側で従業員が追加されると自動でメンバーが作成されるようにすることが可能です。

取り込みの際には新しいメンバーのため、在籍状態は在籍中となります。

登録の手順は下記記事をご参照ください。

・メンバー情報の連携ガイド

・Google workspaceからメンバー(従業員)を登録する

・EntraID(Microsoft Office365)からメンバー(従業員)を登録する

・Oktaからメンバー(従業員)を登録する

・Smart HRからメンバー(従業員)を登録する

退職時の対応

自動連携ツールを登録しておくことで、連携ツール側で従業員のアカウントがアーカイブ（利用できない状態）になると、zooba側で検知することが可能です。

検知されたメンバーのライフサイクルを変更することができるので、作業が進めやすくなります。

データの更新キーは、メールアドレスと従業員IDです。

＜ 対応の手順 ＞

1．自動連携アプリ側でアカウントをアーカイブします

2．zooba画面で、「メンバー」 ＞ 「退職アカウント検知」を開きます

3．退職した可能性のあるメンバーの一覧が表示されます

4．対象のメンバーを選択し、在籍状態を「退職済み」に変更します

※ 休職中のアカウントは手動で一つずつ在籍状態を休職中にする必要があります。

※未来日で退職が決まっているメンバーは「退職日」を入力しておくと、設定日を超えると自動的に在籍状態が「退職済み」に変更されます。

退職者が利用していたアプリケーションやデバイスを管理する

上記の手順で処理できるのはメンバー情報のみです。
退職者が利用しているアプリケーションとデバイスはzoobaで検知され、「退職者管理」に表示されます。
退職者管理ページで削除をすることが可能です。

＜ 退職者利用アカウントの管理手順 ＞

1．zooba画面で、「メンバー」 ＞ 「退職者管理」を開きます

2．アプリケーションの管理をする場合は「アカウント」タブ開きます

3．絞り込みを活用して削除すべきアカウントを見つけます

4．対象のアカウントが登録されているアプリケーション側の管理画面等で、退職者のアカウントを削除するなどの手続きを行います

5．zoobaの管理画面に戻り、対象のアカウントを選択して、「アカウント一括削除」をクリックします

6．削除の確認画面が表示されますので、内容を確認し、問題なければ「削除」をクリックします

＜ 退職者利用デバイスの管理手順 ＞

1．zooba画面で、「メンバー」 ＞ 「退職者管理」を開きます

2．デバイスの管理をする場合は「デバイス」タブ開きます

3．「退職者のデバイス詳細を見る」をクリックして、対象のデバイス情報を開きます

4．デバイス詳細ページで 「・・・」＞「デバイスを編集」をクリックします

5．デバイス編集ページで、「デバイス情報」＞「状態」に進み、適切な状態に変更します